Visselblåsarpolicy

Målsättning

Visselblåsarpolicyn omfattar PLS GROUP i Sverige och inkluderar därmed bolagen PLS Truck Bodies, NTB Service och Norfrig. Den avser att skapa och bibehålla transparens, förtroende och affärshederlighet samt säkerställa att ingen faller offer för diskriminering. Policyn ämnar än vidare förmedla uppmuntran till rapportering eventuella fall av, eller misstanke om, allvarliga oegentligheter inom förekommande verksamhet, eller relaterade händelser och situationer kopplade här inom. Visselblåsarpolicyn ska vara vägledande för anställda, konsulter, entreprenörer och samverkanspartners i olika led inom PLS GROUP och dess bolag. Här till uppmuntras även kunder att påtala eventuell misstanke om oegentlighet om sådan skulle uppstå.

Genomförande

Det åligger respektive företag inom PLS GROUP att omedelbart agera och återkoppla i de fall anmälan eller uppmärksammande om eventuella oegentligheter eller misstanke om desamma görs genom så kallad whistleblowing eller visselblåsning. Än vidare åligger det respektive bolag att undersöka hur oegentligheter kan förebyggas i framtiden.

Processen för hantering tydliggörs genom fem (5) steg:

1. Signal och anmälan

Vid rapportering av oegentligheter eller misstanke om oegentligheter bör arbetsledare, chef eller ansvarig person på berörd avdelning i första hand kontaktas. Att slå larm kräver inte någon särskild form för uppmärksammandet. Uppmärksammande eller larmsignal kan ske till ett skyddsombud inom ramen för dennes uppgifter eller genom att en medarbetare vänder sig till fackliga organisation. Skyddsombud eller facklig organisation tar då signal vidare enligt angivna kontaktvägar.

Om en rapporterad händelse inte får gehör eller adekvat återkoppling kan anmälande/uppmärksammande part rapportera eller vidarebefordra ärende vidare till lokal VD. Om återkoppling av någon anledning ej heller sker genom lokal VD kan rapportering ske till högre instans, dvs koncernchef och härefter till styrelseordförande för koncernen.

Kontaktvägar och nivåer vid rapportering av oegentligheter eller misstanke om sådan är således enligt processordning:

• Arbetsledare, chef eller ansvarig person på berörd avdelning

• Lokalt ansvarig VD för bolag, Roger Åström | Telefon: 073 412 59 26 | roger.a@pls.se

• Koncernchef, Magnus Biesse | 073 370 36 66 | magnus.biesse@inducore.se

• Styrelseordförande, Per Vannesjö | 070-572 28 14 | per.vannesjo@amymone.se

Rapportering till koncernchef eller styrelseordförande kan även ske via postgång. Detta skickas då till INDUCORE AB, Kopparbergsvägen 10, 722 11 Västerås. Ange på kuvertet vilken mottagarperson informationen ska till

2. Bedömning av ärende

Arbetsledare, chef eller den som emottar rapportering/anmälan kring oegentligheter eller misstanke om sådan genom visselblåsning gör bedömning om ärende kan hanteras lokalt eller skall skickas vidare till högre ledning. Denna bedömning görs utifrån oegentlighetens eller misstankens karaktär och innehåll. Det tas även hänsyn till känslighet för rapportör/anmälare samt eventuellt utpekad person.

3. Agerande

Vårt förhållningssätt är att oegentligheter eller misstanke om oegentlighet ska hanteras så snabbt som möjligt. Det skall dock tas höjd för att utredningsprocessen kan bli förlängd eller utdragen vid komplexa och/eller allvarliga fall. Beroende av rapporteringens/anmälans karaktär och innehåll tillämpas mest lämpligt av nedan nämnda utredningsalternativ:

• Ärendet utreds av ledning, styrelse, internrevision eller som ett disciplinärt ärende

• Ärendet skickas vidare till polis eller annan juridisk myndighet för vidare utredning

• Ärendet skickas vidare till oberoende revisorer för vidare granskning och hantering

• Ärendet blir föremål för oberoende utredning

Om en brådskande insats erfordras kommer åtgärder vidtas innan en mer grundläggande utredning görs. Mottagare av anmälan skall återkoppla till personen som gjort anmälan enligt punkt fyra (4) i denna policy samt informera om hur lång tid som beräknas för att kunna utreda den inkomna rapporteringen/anmälan.

4. Återkoppling

Det åligger alltid mottagaren av en rapportering eller anmälan på respektive bolag att senast inom sju (7) arbetsdagar återkoppla till anmälare/rapportör enligt nedan;

1. Bekräftelse att anmälan eller rapportering mottagits

2. Delge hur ärendet kommer att hanteras

3. Meddelande om huruvida en grundläggande utredning kommer att genomföras

4. Meddelande om ytterligare utredning kommer att ske. Om så inte är fallet skall bakgrund till beslutet förmedlas

5. Återkoppling till anmälare/rapportör om uppgifter med vidtagen åtgärd

5. Förebyggande av åtgärder

När en rapportering eller anmälan inkommer skall alltid en granskning och värdering göras om gängse rutiner följts och om dessa varit tillräckliga för att förhindra och förebygga oegentlighet, eller om ytterligare åtgärder skall införas för att förhindra liknande scenario i framtiden eller för att scenario ska upptäckas i tidigare skede. Om någon brist eller avvikelse upptäcks skall denna rapporteras till ansvarig ledning på plats för vidare beslut om förebyggande åtgärd.

Ansvarsfördelning

Det är den enskilda medarbetaren, oberoende tjänst, anställningsform och roll, som ansvarar för att rapportering eller anmälan görs om oegentlighet eller misstanke om sådan finnes. Detta oavsett om rapportering eller anmälan sker anonymt eller ej. Det samma omfattar konsulter, entreprenörer och samverkanspartners inom PLS GROUP och dess bolag.

Det åligger varje enskild medarbetare att ha kännedom kring givna och gällande policys.

Mottagare av rapportering eller anmälan ansvarar för att hantering sker enligt rutin i denna policy likväl som arbetsledare och chefer på respektive bolag säkerställer att policy efterlevs samt att policy finns att tillgå för samtliga medarbetare.

Förutsättningar, skydd som anställd

En anställd som rapporterar oegentligheter eller misstankar om oegentligheter kommer genom denna policy att skyddas som anställd under förutsättning;

• att personen avslöjar informationen i god tro

• att lämnade uppgifter är sanningsenliga och uppriktiga

• att personen inte agerar med ond avsikt eller gör falska anklagelser

• att personen inte söker personlig eller finansiell vinning

Förebyggande av skuldbeläggning, negativ särbehandling och trakasserier

PLS GROUP eller något av deras bolag kommer inte på något sätt tolerera försök utsätta en person som anmält oegentligheter eller misstänka om sådana för särbehandling eller diskriminering. Vid upptäckt av sådant beteende eller agerande kommer detta att hanteras omgående med stränga disciplinära konsekvenser och åtgärder gentemot den/de personer som i någon form står bakom beteenden eller agerandet.

Konfidentiell och anonym hantering av en anmälan

PLS GROUP och dess bolag respekterar att rapportering eller anmälan hanteras konfidentiellt om en person som anmält oegentligheter eller misstänkta oegentligheter (visselblåsare) begär detta och ärende skall än dock hanteras enligt beskriven process. Det beaktas dock att anonyma anmälningar kan vara svåra att följa upp, bekräfta och återkoppla vid anonym eller okänd rapportör/anmälare.

Falska och illvilliga anklagelser

Det är PLS GROUPS och dess bolags målsättning att upprätthålla högsta standard för ärlighet och integritet. Det åligger därför respektive bolag att säkerställa att tillräckliga resurser finns tillgängliga för att kunna utreda de ärende som inkommer enligt angiven process.

Medvetet falska eller illvilliga anklagelser från en rapportör/anmälare betraktas som allvarligt och kan resultera i disciplinära åtgärder.